To-Do 1: Beschluss von Miteigentümern einholen
Bevor Sie sich die Arbeit machen nach einer neunen Hausverwaltung Ausschau zu halten, müssen Sie abklären, ob über einen Wechsel Einigkeit innerhalt der Hausgemeinschaft besteht. Sollten Sie alleiniger Eigentümer der Immobilie sein, können Sie direkt aktiv werden. Somit empfehlen wir Ihnen in Ihrer Hausgemeinschaft eine einfache Mehrheit für das Vorhaben schon vorab mündlich einzuholen. Sollte keine einfache Mehrheit für einen Wechsel der Hausverwaltung stimmen, können Sie leider nicht aktiv werden. Sollte eine einfache Mehrheit bestehen, fassen Sie diese in einem schriftlichen Beschluss zusammen.
In Zuge der Kontaktaufnahme mit Ihrer Hausgemeinschaft, können Sie auch ihre Erwartungen abfragen, um diese bei der Suche nach einer passenden neuen Verwaltung einfließen zu lassen.
To-Do 2: Fristgerechte Kündigung der aktuellen Hausverwaltung
Sobald die Mehrheit der Hausgemeinschaft dazu bereit ist die Hausverwaltung zu wechseln, ist der Wunsch oft groß, das Vorhaben so schnell es geht umzusetzen. Allerdings sollten Sie Ihre Vertragspflichten Ihrer aktuellen Hausverwaltung gegenüber nicht aus den Augen verlieren. Im ersten Schritt ist es wichtig den Verwaltungsvertag nach eventuellen Kündigungsfristen, Kündigungsgründen oder Vertragslaufzeiten durchzusehen.
Sollte Ihre Verwaltung keine Frist angegeben haben, können Sie mit einem Mehrheitsbeschluss umgehend das Vertragsverhältnis ordentlich auflösen. In den meisten Fällen jedoch gibt es Kündigungsfristen, die sich bis zu maximal 6 Monate belaufen können. Sollten Sie die Kündigungsfrist akzeptieren, reicht eine formgerechte Kündigung, die Sie frist- und formgerecht einreichen müssen.
Sollten Sie Ihre Hausverwaltung wegen einer Pflichtverletzung wechseln wollen, können Sie auch eine außerordentliche Kündigung einreichen. Pflichtverletzungen können von der unsachgemäßen Führung der WEG-Unterlagen bis hin zur Verletzung der Offenlegungspflicht gehen. Sollten Sie Zweifel haben, ob Ihre Beschwerde eine Pflichtverletzung darstellt, holen Sie sich einen Rat ein. Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung.
Sie sollten zudem beachten, dass Sie bei einer Pflichtverletzung seitens der Hausverwaltung zeitnah eine Versammlung der Hausgemeinschaft einberufen sollten. Nach maximal zwei Monaten verfällt der Anspruch auf eine außerordentliche Kündigung für dieses Vergehen.
To-Do 3: Eine neue Hausverwaltung finden
Sobald die Mehrheit innerhalb der Wohngemeinschaft für einen Verwaltungswechsel gestimmt hat, können Sie sich nach einer passenden Alternative umschauen. Am besten stellen Sie eine Liste mit Dingen auf, die Ihnen und Ihrer Hausgemeinschaft besonders wichtig sind. Anschließend können Sie nach Hausverwaltungen suchen, die ihrem Wunschportfolio entsprechen. Als eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) empfiehlt es sich eine Hausverwaltung zu engagieren, die bereits andere WEGs betreuen. Achten Sie jedoch darauf, dass der Verwalter-Betreuungs-Schlüssel passt. Somit sollte ein Verwalter nicht mehr als 40 WEGs betreuen. Anderenfalls könnte die Betreuungsqualität leiden. Wir von TUNLICH empfehlen Ihnen persönliche Telefonate zu führen, um einen ersten persönlichen Eindruck zu gewinnen.
Holen Sie sich am besten drei Vergleichsangebote ein. Innerhalb der Hausgemeinschaft kann dann demokratisch über die Vergabe des Verwaltungsengagements entschieden werden.
To-Do 4: Vorbereitung der Eigentümerversammlung
Wenn Sie alle Informationen eingeholt haben, können Sie eine Eigentümerversammlung vorbereiten. Sie sollten bei der Planung folgende Punkte beachten:
- Reichen Sie mindesten 3 Wochen vor dem geplanten Termin sowohl postalisch als auch per E-Mail den Aufruf zur Eigentümerversammlung an die beteiligten Parteien ein. Somit kann Ihr aktueller Verwalter Ihnen nicht unterstellen, nicht fristgerecht gehandelt zu haben.
- Jeder Beschlussantrag muss sachlich begründet werden. Insbesondere die Gründe zur außerordentlichen Kündigung sollten sorgfältig im Vorfeld geprüft werden. Nicht alles, was Sie an Ihrer Verwaltung stört, muss auch gleichzeitig eine Pflichtverletzung und somit ein passender Grund für eine außerordentliche Kündigung sein.
- Fertigen Sie eine detaillierte Agenda an. Auf der Agenda sollten idealer Weise folgende Punkte stehen:
- Beschlussfassung zur Abberufung des amtierenden WEG-Verwalters
- Kündigung des bestehenden Verwaltervertrages mit dem amtierenden WEG-Verwalter
- Bestellung einer neuen WEG-Verwaltung
- Abschluss eines Verwaltervertrags mit der neuen WEG-Verwaltung
- Haben Sie bereits die potenziellen neuen Hausverwaltungen parat.
To-Do 5: Eigentümerversammlung einberufen
Im Rahmen der Eigentümerversammlung können alle vorbereiteten Tagespunkte abgearbeitet werden. Sollte ein Eigentümer am Tag der Versammlung verhindert sein, kann dieser eine schriftliche Vollmacht an eine Vertretung ausstellen. Wichtig ist lediglich, dass die Vollmacht im Original vorliegt. Ist nun ein mehrheitlicher Beschluss zum Wechsel der Hausverwaltung gefasst, steht dem Vorhaben nichts mehr im Wege.
Wenden Sie sich gerne vertrauensvoll an uns. Wir von TUNLICH freuen uns, Sie rund um das Thema Verwaltung und Verwaltungswechsel beraten zu dürfen.